Общалась недавно с представителями одной компании. Пока обсуждался интересующий их вопрос, диалог шёл без заминок – вот мне информация по электронке в обещанный срок, тут материалы привезли, а когда менеджер оперативно ответить не смог, сразу же подключился директор. Добродушие зашкаливало, но недолго...

Когда их задачи были решены, уже я обратилась со своим вопросом, который требовал намного меньше телодвижений – простого ответа по электронке. И вот прошло уже 2 недели, ответа нет. Я-то понимаю, что его уже и не будет. Но дабы убедиться, что виной всему не почтовые сервера и стечение обстоятельств, я связалась с менеджером компании, уточнить как дела и есть ли в наличии свет и интернет. На что получаю ответ уже без привычного для меня добродушия, что письмо получено, но они заняты, работают мол.

И я понимаю, что их интерес ко мне вновь возобновится, когда созреет очередной проект, в котором снова-таки будут нужны мои связи. Но общих дел у нас с ними уже не будет, потому что коммуникация погибла в безмолвии. Да, молчанию и равнодушию по силам убить любые отношения. 

Была ли у меня в них сильная заинтересованность? Нет, но осадок остался. Есть ли у них шанс восстановить связь и вернуть утраченное? Есть, но очень призрачный и это будет стоить больших усилий.

Об этом говорится и в сетикете (от англ. Netiquette, сетевой этикет).

А вот сводка основных правил электронного бизнес-общения, которыми пренебрегать можно, но себе дороже (некоторые из них пригодятся не только в работе):

• На электронные письма нужно отвечать обязательно и не дольше двух дней. Отсутствие ответа в течение рабочей недели означает отказ от общения.
• Если в письме есть вложения – ответьте отправителю - все ли дошло и открылось.
• Обращайтесь к человеку по имени – собственное имя услышать (прочитать) всегда приятно.
• Уделите время, чтобы один раз настроить в почтовом редакторе шаблон письма: логотип компании, автоматическое обращение («Добрый день, Имя»), подпись, слоган компании, сайт, телефоны и прочие контакты.
• Не относитесь формально к полю «Тема» («Subject») – те, у кого большой входящий поток писем, знают, насколько проще найти письмо, когда его тема отображает содержание.
• Не помечайте каждое письмо как важное, иначе со временем смысл этой опции по отношению к вашим письмам утратится.
• Не передавайте без предупреждения большой объем вложений по емеилу. При необходимости, используйте другие способы передать файлы - ftp-сервера и т.д.
• Считается плохим тоном отправлять письмо с запросом уведомления о доставке и прочтении. Это якобы демонстрирует ваше недоверие. Но, с тем, как порой работает корпоративная почта, по личному опыту знаю - лучше поставить эти 2 галочки, чтобы точно знать, что письмо пришло, чем перезванивать и уточнять – это у всех отнимает время.

И ещё один важный совет. Выделите время в рабочем графике для ответа на почту. Многие используют для этого утро. Всё верно, утром первым делом нужно прочесть почту, чтобы внести необходимые правки в график и получить нужную информацию, но вот для ответов на письма, которые могу подождать, не выделяйте самое продуктивное время рабочего дня. Вместо утра, когда голова ясна, подойдёт послеобеденное время.

Поддержание благоприятных и эффективных отношений требует постоянного систематического подхода. Это скорее образ жизни, чем диета.

Читайте также  - «Особенности письменной деловой коммуникации».